No-Code? No Problem! Dein Einstieg als Solopreneur:in in die Welt der Automatisierung

Automatisierung mag für viele Soloselbständige zunächst abschreckend wirken. Dabei können automatisierte Prozesse nicht nur lästige Routinearbeiten abnehmen, sondern dich auch dabei unterstützen, schneller und besser Mehrwert für deine Kund:innen oder Leser:innen zu bieten.

Wenn du einen Newsletter betreibst, wird automatisch eine Mail für das Double-Opt-in verschickt. Beim Online-Verkauf von Produkten wird automatisch eine Rechnung an deine Käufer:innen gesendet. Praktischerweise haben bereits viele Softwarelösungen eigene Automatisierungsmodule integriert.

Aber was, wenn du selbst entscheiden möchtest, was du gerne automatisiert haben möchtest? Und dabei nicht jedes Mal neue, teure Software kaufen willst?

Genau hier kommen No-Code-Lösungen ins Spiel. Ohne selbst eine Zeile Code schreiben zu müssen, kannst du über visuelle Benutzeroberflächen deine individuellen Prozesse relativ einfach automatisieren.

Mit den drei einfachen Leitfragen „Why, What, How”, die ich von Lorenz Sahlmann auf der #Waves2024 mitgenommen habe, findest du einen strukturierten Einstieg in die Welt der No-Code-Tools. Mehr dazu in den weiterführenden Links am Ende des Artikels.

Dazu teile ich einfache Beispiele, wie ich meine ersten Schritte in Sachen No-Code-Automation gemacht habe. Ich stelle dir kurz drei weit verbreitete Lösungen vor und erkläre, welches Mindset dir auf dem Weg hilft. Oft scheitern wir ja an uns selbst, wenn es um Technik geht, weil wir zu ungeduldig sind.

Am Ende des Artikels findest du weiterführende Links, falls du tiefer in das Thema einsteigen möchtest.

WHY: Wozu überhaupt mit No-Code-Tools automatisieren?

Als Soloselbständige:r jonglierst du täglich unzählige Aufgaben: Kundenkommunikation, Buchhaltung, Content-Produktion – und zwischendurch das eigentliche Kerngeschäft. All diese Aufgaben verschlingen Zeit und Energie. Zudem: Menschen machen Fehler – gerade bei kleinteiligen Arbeiten. Hier kommt Automatisierung ins Spiel.

Welchen besseren Grund könnte es geben, als Zeit zu sparen, deine Nerven zu schonen und höhere Qualität abzuliefern? Jeder kleine Prozess, den du automatisierst, schenkt dir wertvolle Minuten – und manchmal sogar Stunden. Gleichzeitig schaffst du dir mentale Freiräume. Keine nervigen Copy-&-Paste-Aufgaben mehr, kein ständiges Hin- und Herwechseln zwischen zig Tools.

Als mir Automation-Jedi Tobias Frech erzählte, dass er dank Make vier Stunden pro Woche Zeit spart, war ich angefixt.

Automatisierung ist aber nicht nur praktisch – sie kann auch Spaß machen. Spätestens wenn dein erster Workflow problemlos läuft, wirst du Lust bekommen, weitere Prozesse zu automatisieren. So war es zumindest bei mir.

WHAT: Was solltest du automatisieren?

Grundsätzlich gilt für mich heute die Devise: Automatisiere, was du automatisieren kannst. Bevor du dich in die Technik stürzt, lohnt es sich, kurz innezuhalten und dich zu fragen, welche Aufgaben sich in deinem Alltag überhaupt für die Automatisierung eignen.

Hier ein paar Beispiele für typische Anwendungsfälle:

• Daten übertragen: Kopierst du regelmäßig Informationen aus E-Mails oder Formularen in eine Tabelle? Perfekt für den Einstieg!
• Aufgaben erstellen: Manuelles Eintragen von Terminen in dein Kalender- oder Projektmanagement-Tool? Das lässt sich leicht automatisieren.
• Kundenkommunikation: Automatische Willkommens-E-Mails für neue Kund:innen oder Mitglieder deines Newsletters.

Der beste Einstiegspunkt ist ein Workflow, der regelmäßig auftritt, nicht zu komplex ist und dich im besten Fall sogar leicht nervt. Denn das motiviert zusätzlich, sich in die Technik reinzufuchsen.

Die Lösung von zwei Problemen war mein Einstieg in die No-Code-Automatisierung

Meine erste Automatisierung baute ich mit Zapier. Es gab keine Schnittstelle (API) zwischen meinem Membership-Plugin DigiMember (WordPress) und meiner Newsletter-Software Brevo (damals Sendinblue). Ich wollte nicht jedes neue Mitglied händisch eintragen. Also baute ich einen kleinen Workflow mit Zapier, der das für mich bis heute übernimmt.

Wenn du Mitglied im Magnetprodukt-Club bist und jeden Montag die Wochenmail bekommst, ist deine E-Mail-Adresse genau durch diese Automatisierung gelaufen.

Mit meinem ersten No-Code-Workflow bei Make löste ich folgendes Problem:

Oft hatte ich beim Spazieren oder Radfahren Ideen für Blogbeiträge, LinkedIn-Posts oder meinen Newsletter. Problem: Ich hatte nichts zum Schreiben dabei. Ich wollte aber auch nicht anhalten, um ins Handy zu tippen.

Wenn ich später am Rechner saß und überlegte, worüber ich in meinem Blog, auf LinkedIn oder im Newsletter schreiben sollte, war die Idee längst weg. Das nervte mich.

Heute läuft das Ganze so ab: Ich habe eine Idee? Dann diktiere ich sie in mein Smartphone. Automatisch wird die Audio-Datei in meiner Cloud gespeichert. Dank Make holt sich die KI-Engine Whisper die Datei ab und transkribiert sie. Den Text speichert sie direkt als Entwurf in meinem Redaktionsplan ab. Dieser Prozess läuft in Sekunden ab, während ich noch draußen spazieren gehe. I love it!

Wenn ich dann meine Schreibzeit habe, brauche ich nur noch in Notion nachzuschauen und kann an jedem beliebigen Text arbeiten.

So sieht das Ganze in Make aus:

HOW: Wie geht das mit der No-Code-Automatisierung?

Jetzt kommt der technische Teil: Hier die Schritte, wie du deine erste Automatisierung umsetzt:

1. Starte mit einem einfachen Werkzeug: Tools wie Make oder Zapier sind intuitiv und bieten viele Vorlagen für Einsteiger:innen.
2. Wähle eine Aufgabe aus: Nutze die Beispiele aus dem „What”-Teil und suche dir einen simplen Prozess – am besten mit einem einzigen Schritt, den du automatisieren möchtest.
3. Baue deinen Workflow Schritt für Schritt: Überlege dir genau, was wann passieren soll. Zwei Beispiele:
   • Wenn eine E-Mail mit einem bestimmten Betreff eintrifft, soll das Tool den Anhang automatisch in einem Ordner abspeichern.
   • Wenn sich ein neuer Kontakt in deiner Newsletter-Liste einträgt, wird automatisch ein Eintrag in deiner To-Do-Liste erstellt, um dich an die Aufgabe zu erinnern.
4. Teste und optimiere: Die erste Version deines Workflows wird wahrscheinlich nicht auf Anhieb funktionieren – und das ist okay. Arbeite dich Schritt für Schritt voran und passe den Workflow an, bis er genau so funktioniert, wie du es brauchst.

Die drei gängigsten No-Code-Tools im Schnelldurchlauf

Zapier

Zapier ist ein praktisches Tool, das dir hilft, verschiedene Apps miteinander zu verbinden und automatisierte Abläufe zu erstellen. Ideal, wenn ein Datensatz von einem System in ein anderes transportiert werden soll.

Beispiel: Jemand füllt ein Formular auf deiner Website aus. Zapier sendet dir automatisch eine Benachrichtigung in Slack. Das spart Zeit und hält dich organisiert.

Stärken:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche ist intuitiv und leicht verständlich, ideal für Einsteiger. Du brauchst keinerlei Programmierkenntnisse.
• Vielfältige Integrationen: Mit über 5000 unterstützten Apps kannst du zahlreiche Anwendungen verknüpfen.
• Effizienzsteigerung: Perfekt für sehr einfache Automatisierungen im Alltag oder im Büro.

Make (ehemals Integromat)

Make bietet eine visuelle Plattform für komplexere Automatisierungen. Es erlaubt dir, detaillierte und komplexere Workflows zu erstellen und bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten als Zapier. Gleichzeitig hilft es, ein bisschen “Entwickler-Sprech” zu beherrschen, wenn man die einzelnen Parameter eingibt. Aber keine Sorge: Mit jedem Szenario wird es leichter. Tutorials helfen auch. Siehe unten.

Einfaches Beispiel: Du fragst deine Blogstatistiken ab und lässt dir die Beiträge nach Seitenaufrufen sortieren.

Fortgeschrittenes Beispiel: Du lässt die Artikel mit wenig Aufrufen von ChatGPT überarbeiten und als Entwurf in WordPress abspeichern. Sobald der Entwurf vorliegt, erhältst du via Slack eine Nachricht.

Stärken:

• Leistungsfähigkeit: Ideal für anspruchsvollere Automatisierungen mit mehreren Schritten inklusive KI-Anwendungen.
• Visuelle Darstellung: Die grafische Benutzeroberfläche hilft dir, den Workflow besser zu verstehen.
• Kosteneffizienz: Besonders vorteilhaft bei hohem Datenvolumen. Es gibt eine kostenlose Einsteigerversion, mit der du schon relativ weit kommst.

Relay

Relay ist Make sehr ähnlich. Es ist aber stärker auf Teamarbeit ausgelegt. Es erleichtert die Zusammenarbeit und optimiert Arbeitsabläufe zwischen Teammitgliedern.

Stärken:

• KI-Integration: Ermöglicht es dir, künstliche Intelligenz in deine Prozesse einzubinden.
• Teamorientiert: Ideal für die Zusammenarbeit an Projekten und Aufgaben.
• Human-in-the-loop: Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und leicht verständlich.

Ein Beispiel für Relay: Du kannst eingehende Kundenanfragen automatisch analysieren lassen und sie an die richtigen Teammitglieder weiterleiten. Zudem bietet es KI-generierte Antwortvorschläge, was die Effizienz im Team erhöht.

Long story short: Alle drei Tools helfen dir dabei, Zeit zu sparen und deine Prozesse zu optimieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. Englisch-Kenntnisse sind allerdings bei allen drei hilfreich. Zapier eignet sich hervorragend für einfache Automatisierungen, Make bietet mehr Flexibilität für komplexe Abläufe und Relay bringt KI und Teamarbeit zusammen.

Das No-Code-Mindset

Mit Automatisierung zu starten bedeutet Learning by Doing. An meinem ersten Workflow bei Make habe ich mehrere Stunden an drei Abenden getüftelt. Aber als das Szenario das erste Mal reibungslos durchlief, war ich stolz wie Bolle.

Wie sagte Andreas Stryz, der CTO und Co-Founder von FINN in einem Vortrag?

„Der erste Workflow ist oft dumm, aber er ist der Anfang, den es braucht.”

Heute laufen bei FINN 400 Millionen Szenarien pro Jahr. Das braucht aber nicht dein Anspruch zu sein.

Es geht nicht um die perfekte Lösung, sondern darum, sich mit jedem Schritt zu verbessern. Eine gute Leitlinie ist und bleibt: Done is better than perfect.

Wie so oft ist es am wichtigsten, einfach zu starten. Und sich Support zu suchen. Das Gute ist: Du bist nicht allein.

Wer suchet, der findet

Du kannst davon ausgehen, dass die Fragestellungen, vor denen du als Newbie stehst, nicht einzigartig sind, sondern sehr wahrscheinlich auch schon jemand anders auf der Welt in der gleichen oder zumindest einer sehr ähnlichen Situation war.

Nutze die folgenden Ressourcen, um dir selbst zu helfen. Das machen übrigens auch sehr erfahrene Entwickler:innen:

Google ist dein Freund. Beschreibe deine Frage und du bekommst weitere Recherchequellen. In Kombination mit Gemini eine echte Fundgrube.

Du kannst auch direkt bei ChatGPT oder anderen KI-Engines starten. Beschreibe in einem Prompt dein Problem und frage nach einem Lösungsvorschlag. Eventuell musst du den Prompt Schritt für Schritt verfeinern.

Auf YouTube findest du sehr viele Tutorials. Es kann allerdings etwas mühsam sein, das passende Video zu finden. Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen, Workflows nachzubauen.

Make hat eine großartige Community, in der fast alle Probleme gefragt und geklärt wurden. Zudem gibt es mittlerweile eine eigene Academy mit hilfreichen Anleitungen.

No-Code? No problem.

Automatisierung ist keine Raketenwissenschaft. No-Code-Tools wie Make und Zapier bieten auch für Nicht-Techies und Solopreneuer:innen gute Einstiegsmöglichkeiten, ihre Arbeitsprozesse raketenmäßig zu beschleunigen.

Starte am besten mit einem kleinen Prozess aus deinem Arbeitsalltag und nutze ein einfaches Tool – und den Mut, einfach loszulegen. Viel Erfolg bei deinen ersten Schritten in die Welt der No-Code-Automatisierung!

Du möchtest tiefer in die Materie eintauchen? Nutze die Inspiration aus den folgenden Ressourcen:

• Mein Rückblick auf die Konferenz Waves 2024: No-Code und KI als neue Superkräfte.
• Einsteiger-Guide zu Make: Make Beginner’s Guide.
• Mehr zum WHY-WHAT-HOW-Vorgehen von Lorenz Sahlmann in seinem Blog.
• Du magst Challenges? Dann könnte die “100 days of no code Challenge” genau richtig für dich sein.